PDAM TKR Gandeng Kantor Arsip Daerah

Banten

Gelar Pelatihan Tata Naskah dan Arsip di Lingkungan PDAM TKR

PDAM TKR Gandeng Kantor Arsip Daerah

Administrator | Rabu, 07 Desember 2016

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kerjta Raharja (TKR) menggandeng Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang untuk melatih pegawai PDAM melakukan tata naskah dan arsip. Pelatihan yang digelar di kantor Pusat PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang diikuti oleh para pejabat struktural setingkat Kepala Bagian dan Kepala Sub Bagian yang menangani administrasi dari setiap unit kerja baik kantor pusat, cabang, wilayah dan IKK, 23 November 2016 lalu.

Acara dibuka secara resmi oleh Sofyan Sapar selaku Direktur Umum, dihadiri pula oleh Ida Farida selaku Direktur Teknik dan Sri Asih Hastuti selaku Kepala SSP. Sedangkan dari narasumber hadir Eti Siswiati Rahayu selaku Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang beserta jajarannya.

Pada sambutannya Sofyan menjelaskan, penataan dokumen PDAM TKR sebagai bagian integrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan. Upaya-upaya penyelenggaraan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi perusahaan. Hal ini mengingat dokumen merupakan informasi terekam yang berperan sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan pimpinan secara akurat, cepat, tepat dan sesuai dengan jenjang tingkatannya.

"Satu hal lagi yang terpenting adalah adanya keseragaman seluruh unit kerja dalam pembuatan surat, notulen, pengajuan biaya, laporan dan lain-lain," ujarnya.

Sementara Eti selaku narasumber memaparkan pentingnya pengelolaan arsip dan dokumen secara baik. Komitmen telah ditunjukan oleh Pemerintah Kabupaten Tangerang dengan berupaya menjadikan Kantor Arsip sebagai salah satu badan terpenting yang mengelola seluruh arsip dan dokumen yang berada di lingkungan pemerintahan kabupaten Tangerang.

Kegiatan penataan dokumen oleh Kantor Arsip Daerah disesuaikan dengan prinsip-prinsip dan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. Dimaksudkan agar penyelenggaraan pengelolaan dokumen sebagai sumber informasi dan alat bukti hukum serta penemuan kembali dokumen dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tepat dan akurat serta lengkap untuk meningkatkan kinerja SKPD.

Melihat hal ini muncul kebijakan Bupati Tangerang bahwa untuk arsip dan dokumen penting yang sifatnya statis yang ada di setiap SKPD termasuk PDAM wajib disimpan di Kantor Arsip Daerah ini. Hal ini diperkuat juga dengan diterbitkannya Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 1 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang dan Peraturan Bupati Tangerang Nomor 100 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Bupati Tangerang Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang.

"Kantor arsip saat ini telah memiliki fasilitas penyimpanan arsip sesuai standar yang berlaku, dilengkapi dengan keamanan penyimpanan sehingga memberikan kepercayaan bagi setiap SKPD yang menyimpan datanya," terangnya.

Tidak hanya SKPD, tapi pihak lain yang membutuhkan sarana penyimpanan dapat menggunakan fasilitas tersebut antara lain BUMD, perusahaan yang kegiatannya dibiayai APBD, Pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan Pemerintah Daerah dan BUMD sebagai pemberi kerja dan lembaga pendidikan.

Dijelaskan oleh Sri Asih Hastuti berkaitan dengan pengelolaan arsip dan dokumen di lingkungan PDAM TKR, SSP selaku unit kerja yang bertanggungjawab terhadap hal ini telah menyusun Tata Naskah Dinas yang baru menggantikan Tata Naskah Dinas yang ada saat ini yang belum pernah diubah sejak 10 tahun yang silam. Tata naskah ini sebagai acuan pengelolaan tata naskah dinas dan acuan pembuatan petunjuk teknis tata naskah dinas yang diharapkan adanya keterpaduan dan kesamaan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas dalam lingkup administrasi umum.

“Adapun kaitannya dengan Kantor Arsip Daerah akan dijajaki lebih lanjut dengan rencana pendampingan dalam penataan seluruh arsip yang sementara ini disimpan di ruang arsip di kawasan IPA Cikokol, dan rencana penyimpanan seluruh arsip penting milik PDAM TKR di Kantor Arsip Daerah.” Terangnya. (ssp)